Dubbele materialiteitsanalyse uitgevoerd – wat nu?
Veel bedrijven zijn momenteel bezig met de vereisten van de Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD). De eerste stap, de dubbele materialiteitsanalyse, is vaak een intensief proces waarbij bedrijven vaststellen welke thema’s materieel zijn voor hun organisatie om over te rapporteren. Maar het werk stopt hier niet.
Wanneer je hebt bepaald welke thema’s materieel zijn, ontstaat de volgende uitdaging: waar en hoe verzamel je de benodigde data? En hoe zorg je ervoor dat deze informatie goed wordt opgeslagen en verwerkt voor rapportage?
De uitdaging van dataverzameling na dubbele materialiteit
Na het afronden van een dubbele materialiteitsanalyse is de volgende stap om de juiste datapunten te verzamelen. Deze datapunten vormen de basis voor je rapportages en geven inzicht in de prestaties van je organisatie op de materiële thema’s. Dit is echter niet eenvoudig, want de data moet aan verschillende eisen voldoen:
- Transparantie: de data moet helder en eenvoudig traceerbaar zijn.
- Correctheid: elk dataveld moet accuraat en relevant zijn voor het gekozen thema.
- Verificatie: de informatie moet controleerbaar zijn volgens de standaarden van de CSRD, zoals XBRL (eXtensible Business Reporting Language).
Veel bedrijven lopen tegen problemen aan wanneer het aankomt op het beheren van deze complexe datastromen. Dataverzameling vanuit Excel sheets leidt tot fouten en inefficiëntie. Een gestroomlijnd systeem dat je ondersteunt in dit proces is dan onmisbaar.
Hoe kun je problemen rondom transparantie, correctheid en verificatie voorkomen?
Er zijn verschillende best practices die helpen om de transparantie, correctheid, en verificatie van je data te verzekeren. Hieronder staan enkele tips die je kunt toepassen.
Transparantie
Om transparantie te bevorderen, is het belangrijk dat bij de toegevoegde data bewijs wordt geleverd en dat er een overzicht wordt bijgehouden van de personen die dit bewijs hebben geleverd. Beide aspecten kunnen worden beheerd binnen SmartTrackers. Dit maakt het eenvoudiger voor accountants en andere belanghebbenden om de gegevens te controleren en te vergelijken met eerdere rapportages. Het gebruik van een gecentraliseerd datasysteem kan hierbij helpen; alle gegevens zijn dan op één plek beschikbaar, wat het toegankelijker maakt voor audits en reviews.
Correctheid
Daarnaast kunnen automatische foutdetectiesystemen een belangrijke rol spelen in het identificeren en corrigeren van invoerfouten. Deze systemen kunnen bijvoorbeeld werken met voorgedefinieerde bandbreedtes, waarbij een waarschuwing wordt gegeven wanneer data buiten de verwachte grenzen valt. Een voorbeeld is het instellen van een marge voor omzetcijfers, waardoor afwijkingen meteen worden opgemerkt. Zorg er ook voor dat je team goed is opgeleid in het correct verzamelen, invoeren en controleren van data. Het opzetten van een gedegen controlemechanisme zal de correctheid van je gegevens enorm verbeteren. Regelmatige training over het gebruik van tools kan hierbij bijdragen aan een betere data-integriteit.
Verificatie
Om informatie controleerbaar te maken volgens standaarden zoals XBRL, is het belangrijk om gestandaardiseerde rapportagesystemen te gebruiken. Deze systemen zetten data automatisch om naar een uniform formaat, waardoor auditors en belanghebbenden de gegevens eenvoudig kunnen controleren.
Consistente toepassing van XBRL maakt het makkelijker om informatie over de jaren heen te vergelijken en te verifiëren. Dit verbetert niet alleen de betrouwbaarheid van de rapportages, maar vergroot ook het vertrouwen van externe stakeholders. Validatietools geven hierbij zekerheid over het correcte gebruik van de XBRL-methodiek. Visma maakt hier gebruik van de XBRL-validator SureSync.
De oplossing van SmartTrackers
In de ontwikkelfilosofie van SmartTrackers staat datakwaliteit hoog in het vaandel. Transparante, correcte en verifieerbare data zijn onmisbaar voor een gedegen ESG-programma dat stuurt op verandering. Om deze reden hebben wij de afgelopen 15 jaar gebouwd aan een platform dat decentrale dataverzameling overzichtelijk en controleerbaar maakt. Door functionaliteiten zoals registraties met timestamps, bewijsvoering per datapunt, verschillende validatierollen, bandbreedtechecks en flexibel inzicht in de geregistreerde data, geven wij onze klanten alle tools in handen om hun dataverzameling professioneel op te zetten.
Vervolgens zet het systeem de verzamelde data om in XBRL-getoetste rapporten. Dit betekent dat je rapporten direct klaar zijn voor gebruik in de vereiste formaten, zonder dat je je zorgen hoeft te maken over technische details. Ten slotte bieden wij onze klanten de CSRD XBRL-validator van Suresync aan. Dit proces vormt vaak een struikelblok voor veel bedrijven, maar met SmartTrackers wordt het eenvoudig en toegankelijk.
Conclusie: wat nu?
Heb je je dubbele materialiteitsanalyse afgerond en weet je welke thema’s materieel zijn voor je organisatie? Dan is de volgende stap om je dataverzameling en rapportageproces op orde te brengen. SmartTrackers helpt je om alle relevante data efficiënt te beheren en eenvoudig een XBRL-getoetst rapport te genereren.
Het uitvoeren van een dubbele materialiteitsanalyse is slechts het begin. Met SmartTrackers zorg je ervoor dat je organisatie toekomstbestendig is met een solide systeem voor dataverzameling en risicobeheer.
Wil je meer weten over hoe SmartTrackers jouw bedrijf kan helpen? Neem vandaag nog contact met ons op!