Algemene voorwaarden

Versie 1 Januari 2023

DEFINITIES

In deze Algemene Voorwaarden gehanteerde definities hebben de betekenis die daaraan is toegekend in de Overeenkomst of zoals hieronder beschreven:

Algemene Voorwaarden: deze algemene leveringsvoorwaarden voor het gebruik en de levering van de Diensten.
Diensten: de diensten die SmartTrackers verleent aan Klant zoals beschreven in de Overeenkomst.
Eindgebruiker: een natuurlijke persoon die onder verantwoordelijkheid van Klant gebruik maakt van en als gebruiker kan inloggen in de omgeving van de Programmatuur van Klant.
Klant: degene die op basis van de Overeenkomst de Diensten afneemt.
Overeenkomst: de orderbevestiging, bevestigingsmail, overeenkomst of het addendum of een soortgelijk juridisch bindend document op basis waarvan Klant en SmartTrackers de levering van de Diensten overeenkomen.
Partij(en): SmartTrackers en Klant individueel als Partij of gezamenlijk als Partijen.
Programmatuur: de Dienst bestaande uit een software functionaliteit die op basis van Software as a Service ‘op afstand’ via internet of een ander datanetwerk aan Klant beschikbaar wordt gesteld en beschikbaar gehouden.
SmartTrackers: de juridische entiteit die onderdeel uitmaakt van de Visma-groep en die de Diensten levert zoals nader gespecificeerd in de Overeenkomst.
Visma-groep: Visma Nederland B.V. en al haar directe en indirecte dochtermaatschappijen.

TOEPASSELIJKHEID

Deze Algemene Voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen en overeenkomsten, waaronder
begrepen de Overeenkomst, waarbij Diensten door SmartTrackers aan Klant worden geleverd.
SmartTrackers is gerechtigd gedurende de looptijd van de Overeenkomst deze Algemene Voorwaarden
te wijzigen na voorafgaande schriftelijke kennisgeving aan Klant met inachtneming van een termijn van
tenminste 30 dagen voor de inwerkingtreding. De klant heeft het recht om in die periode bij
SmartTrackers bezwaar te maken tegen de wijzigingen. Indien er geen gebruik gemaakt wordt van de
bezwaarmogelijkheid treden de gewijzigde Algemene Voorwaarden na deze bezwaarperiode
automatisch in werking.
Indien enige bepaling van de Algemene Voorwaarden nietig is of vernietigd wordt, zullen de overige
bepalingen van de Algemene Voorwaarden onverminderd van kracht blijven. SmartTrackers zal in dat
geval de klant informeren over een nieuwe bepaling ter vervanging van de nietige of vernietigde
bepalingen overeen te komen, waarbij zoveel mogelijk het doel en de strekking van de nietige dan wel
vernietigde bepalingen in acht wordt genomen.
Mondelinge mededelingen, toezeggingen, aanbiedingen of afspraken hebben uitdrukkelijk geen
rechtskracht, tenzij deze schriftelijk door SmartTrackers zijn bevestigd.

UITVOERING OVEREENKOMST

SmartTrackers zal zich inspannen de Diensten als een goed opdrachtnemer en met zorg uit te voeren
conform het bepaalde in de Overeenkomst en de Algemene Voorwaarden. De Diensten worden
uitgevoerd op basis van een inspanningsverplichting tenzij expliciet anders overeengekomen.
Klant zal tijdig de voor SmartTrackers, in redelijkheid voor de uitvoering van de Overeenkomst,
noodzakelijk geachte informatie en medewerking verschaffen. Klant staat ervoor in dat de door haar
aangeleverde informatie juist en volledig is.
Klant is verantwoordelijk voor het beheer en eigenlijk gebruik van de geleverde Diensten, waaronder
controle van de instellingen, van het gebruik van de door SmartTrackers geleverde Diensten en de wijze
waarop de resultaten van de Diensten worden ingezet. Klant is tevens verantwoordelijk voor de instructie
aan en het gebruik door Eindgebruikers. Beheer omvat voorts:
a. Klant kan via de Webapplicatie accounts toewijzen aan werknemers en hulppersonen
(“Gebruikers”). Klant is verantwoordelijk voor de gebruikersnamen, wachtwoorden,
tokens en andere codes die uitsluitend bedoeld zijn om toegang te verkrijgen tot de
Webapplicatie (“Log-in-gegevens”) en dient zorgvuldig om te gaan met deze
gegevens.
b. Klant gebruikt de aanvullende beveiligingsmaatregelen die SmartTrackers aanbiedt
voor haar account van de Webapplicatie, zoals een tweeledige verificatiemethode, en
zal erop toezien dat haar Gebruikers dit ook toepassen.
c. De Log-in-gegevens zijn persoonlijk voor de individuele gebruiker en mogen niet
worden gedeeld met of overgedragen aan een andere partij of persoon die al dan niet
deel uitmaakt van de organisatie van Klant. Klant en haar Gebruikers zijn verplicht de
Log-in-gegevens volstrekt geheim te houden.
Ingeval medewerkers van SmartTrackers op locatie van Klant werkzaamheden verrichten, draagt Klant
kosteloos zorg voor de door die medewerkers in redelijkheid gewenste faciliteiten, zoals een werkruimte
met computer-, data- en telecommunicatie faciliteiten. De werkruimte en faciliteiten zullen voldoen aan
alle wettelijke en overigens geldende eisen betreffende arbeidsomstandigheden. Klant zal de binnen haar
organisatie geldende huis- en beveiligingsregels vóór aanvang van de werkzaamheden aan de door
SmartTrackers ingezette medewerkers kenbaar maken.

GEBRUIK VAN DATA

Bij het gebruik van de Software voegt de Klant gegevens toe aan de Software (Klantgegevens) en worden
gebruiksgegevens gegenereerd door de Eindgebruikers (hierna “Gebruiksgegevens”), gezamenlijk
aangeduid als Gegevens. Klantgegevens en Gebruiksgegevens kunnen zowel Persoonsgegevens als nietpersoonsgebonden gegevens bevatten.

Gegevens bestaan uit:

Technische informatie en verkeersgegevens, zoals het type besturingssysteem, browsertype, apparaat,
toetsenbordtaal en IP-adres;
Geaggregeerde, door Klanten of Eindgebruikers gegenereerde gegevens, zoals de duur van sessies, het
aantal gebruikers, het aantal gegenereerde rapporten, het opnieuw instellen van wachtwoorden, en
dergelijke, aantal en soort verwerkte documenten en dossiers;
Niet-geaggregeerde door Klanten of Eindgebruikers gegenereerde gegevens, zoals de context en inhoud
van support tickets, chatboxen, beveiligingslogboeken en dergelijke, en;
Productiegegevens, zoals afbeeldingen, bestanden of databases van Klantgegevens, onderworpen aan
strikte waarborgen.

Het gebruik van Gegevens, zoals hierboven uiteengezet, is beperkt tot de volgende doeleinden:

Verbetering van Software en gebruikerservaring, bijvoorbeeld door het analyseren van geaggregeerde
gebruikspatronen, het mogelijk maken van individuele gebruikersvoorkeuren, of zoals hierboven
uiteengezet voor beperkte productiegegevens.
Marketing en het tonen van relevante informatie, bijvoorbeeld voor aanvullende of waarde
toevoegende Software en het verstrekken van relevante marktupdates of informatie.
Beveiliging en aanverwante doeleinden, bijvoorbeeld door het analyseren van sessie- en inloggegevens
(ook in realtime), incidentregistraties en dergelijke om beveiligingsproblemen en incidenten (zoals
inbreuken, fraude en diverse vormen van hacking) te voorkomen, te onderzoeken en te documenteren,
en de beveiliging van de Software te verbeteren.
Statistieken en onderzoek, bijvoorbeeld met betrekking tot de hoeveelheid maatregelen die via onze
systemen worden doorgerekend of aantal normeringen waarop wordt geaudit, iinclusief het gebruik
van geaggregeerde en anonieme statistieken in algemene marketing, en als Software of diensten met
toegevoegde waarde, zoals in-app marktstatistieken die relevant zijn voor de Klant.
Naleving, SmartTrackers kan Gebruiksgegevens gebruiken en analyseren voor nalevingsdoeleinden ten
opzichte van de Algemene Voorwaarden, bijvoorbeeld door te loggen wanneer een Klant de Algemene
Voorwaarden accepteert.
Ontwikkeling en testen, bijvoorbeeld door het analyseren van geaggregeerde gebruikspatronen, het
verstrekken van Gegevens voor het ontwikkelen van nieuwe technologieën en producten, het
verbeteren van de gebruikerservaring, het testen van de belasting van nieuwe of bijgewerkte Software,
of de haalbaarheid van technologie.

SmartTrackers kan ook gebruik maken van relevante informatie uit openbare of commercieel beschikbare
bronnen en dergelijke informatie combineren met Gegevens zoals hierboven beschreven, bijvoorbeeld
om opzoekfuncties te bieden in bedrijfsregisters.
Voorwaarde voor het gebruik van Gegevens voor bovengenoemde doeleinden is dat dit gebruik in
overeenstemming is met de toepasselijke wetgeving, met inbegrip van de nodige
beveiligingsmaatregelen om de vertrouwelijkheid, de integriteit en de beschikbaarheid van de Gegevens
te waarborgen. Voor zover Persoonsgegevens deel uitmaken van een dergelijke Gegevensverwerking,
moeten zij worden geanonimiseerd. Indien anonimiseren om technische of praktische redenen niet
mogelijk is, zal SmartTrackers alternatieve maatregelen treffen om hetzelfde beschermingsniveau te
waarborgen.

SmartTrackers kan Gegevens delen met andere bedrijven in de Visma-groep, verkopers en partners, met
inachtneming van dezelfde voorwaarden en beperkingen als hierin uiteengezet. SmartTrackers zal
Gegevens alleen in de volgende situaties delen met derden:

om te voldoen aan wet- of regelgeving, of om te reageren op een juridisch bindend verzoek van
autoriteiten, zoals een gerechtelijk bevel of bevelschrift;
om ernstige bedreigingen van de veiligheid of fraude te onderzoeken of te voorkomen;
een reorganisatie, fusie, verkoop of aankoop van SmartTrackers, geheel of gedeeltelijk, waarbij
vertrouwelijke informatie kan worden bekendgemaakt aan andere bedrijven van de Visma-groep, of
aan potentiële kopers die de hierin vervatte verplichtingen in acht nemen door middel van een
vertrouwelijkheidsovereenkomst.

Tenzij hierin anders is bepaald, zal SmartTrackers Gegevens niet verkopen, verhuren of leasen aan
derden.
SmartTrackerszal de Klant onverwijld in kennis stellen van elk verzoek tot openbaarmaking van Gegevens
dat rechtstreeks van overheidsinstanties wordt ontvangen, tenzij een dergelijke kennisgeving wettelijk
verboden is. SmartTrackers zal niet ingaan op dergelijke verzoeken, tenzij de Klant daartoe toestemming
heeft gegeven. SmartTrackers zal Gegevens alleen bekendmaken aan overheidsinstanties om te voldoen
aan wettelijk bindende verzoeken, zoals een gerechtelijk bevel of bevelschrift.
Algemene Voorwaarden SmartTrackers 1 januari 2023
Klant blijft rechthebbende van de Gegevens. Klant bepaalt zelf en is verantwoordelijk voor welke
Gegevens met behulp van de Programmatuur worden opgeslagen, bewerkt, verwerkt of anderszins
ingevoerd. SmartTrackers is niet gehouden de juistheid en volledigheid van de Gegevens te controleren
en is daarom niet aansprakelijk voor de gevolgen van het gebruik van door Klant aangeleverde onjuiste
en/of onvolledige Gegevens. Klant vrijwaart SmartTrackers voor aanspraken van derden op vergoeding
van schade die deze derden op enigerlei wijze op SmartTrackers zouden kunnen verhalen, voor zover
deze aanspraak is gegrond op het gebruik dat door Klant van de Programmatuur is gemaakt.

INTELLECTUELE EIGENDOMSRECHTEN

Alle rechten van intellectuele eigendom op de op grond van de Overeenkomst ontwikkelde of aan Klant
ter beschikking gestelde Software of andere materialen berusten uitsluitend bij SmartTrackers, haar
licentiegevers of toeleveranciers. Klant verkrijgt de gebruiksrechten die bij deze Algemene Voorwaarden,
de Overeenkomst en de wet uitdrukkelijk zijn toegekend. Een aan Klant toekomend recht tot gebruik is
niet-exclusief, niet-overdraagbaar, niet-verpandbaar en niet-sublicentieerbaar.
SmartTrackers vrijwaart Klant tegen elke aanspraak van een derde welke gebaseerd is op de bewering
dat door SmartTrackers zelf ontwikkelde Software of andere materialen inbreuk maken op een recht van
intellectuele eigendom van die derde, onder de voorwaarde dat Klant SmartTrackers onverwijld
schriftelijk informeert over het bestaan en de inhoud van de aanspraak en de afhandeling van de zaak,
waaronder het treffen van eventuele schikkingen, geheel overlaat aan SmartTrackers. Klant zal daartoe
de nodige volmachten, informatie en medewerking aan SmartTrackers verlenen om zich tegen deze
aanspraken te verweren. Deze verplichting tot vrijwaring vervalt indien de verweten inbreuk verband
houdt (i) met door Klant ter gebruik, bewerking, verwerking of onderhoud aan SmartTrackers ter
beschikking gestelde materialen, dan wel (ii) met wijzigingen die Klant zonder schriftelijke toestemming
van SmartTrackers in de Programmatuur of andere materialen heeft aangebracht of heeft laten
aanbrengen.

TARIEVEN EN BETALING

De door Klant aan SmartTrackers te betalen tarieven worden vermeld in (een bijlage bij) de
Overeenkomst.
Alle tarieven zijn exclusief btw en in euro’s.
Aan een door SmartTrackers afgegeven voorcalculatie of begroting kunnen door Klant nimmer rechten
of verwachtingen worden ontleend. Een door Klant aan SmartTrackers kenbaar gemaakt beschikbaar
budget geldt nimmer als een tussen Partijen overeengekomen (vaste) prijs voor de door SmartTrackers
te verrichten prestaties. Uitsluitend indien zulks tussen Partijen schriftelijk is overeengekomen is
SmartTrackers gehouden Klant te informeren bij dreigende overschrijding van een door SmartTrackers
afgegeven voorcalculatie of begroting.
SmartTrackers heeft het recht om de tarieven periodiek, in de basis jaarlijks maar maximaal halfjaarlijks
in geval van uitzonderlijke situaties, te verhogen op grond van indexatie dan wel als gevolg van algemene
prijzen- en kostenstijgingen.
Partijen zullen in de Overeenkomst de datum of data waarop SmartTrackers de vergoeding voor de
overeengekomen prestaties aan Klant in rekening brengt, vastleggen. Verschuldigde bedragen worden
door Klant betaald volgens de overeengekomen dan wel op de factuur vermelde betalingscondities. Bij
gebreke van een specifieke regeling zal Klant binnen een termijn van 30 dagen na factuurdatum betalen.
Betaling dient te geschieden op een door SmartTrackers aan te geven bankrekening. Indien Klant niet
akkoord is met het op de factuur vermelde bedrag, dient Klant dit uiterlijk binnen 30 dagen na
dagtekening van de factuur, schriftelijk met onderbouwing aan SmartTrackers te melden. Na het
Algemene Voorwaarden SmartTrackers 1 januari 2023 5
verstrijken van voornoemde termijn wordt Klant geacht met de factuur te hebben ingestemd. Klant is
niet gerechtigd tot opschorting van enige betaling en evenmin tot verrekening van verschuldigde
bedragen.
Tenzij schriftelijk anders overeengekomen, zijn alle vergoedingen vooraf verschuldigd en niet terug
betaalbaar, waaronder begrepen ongebruikte credits, gebruikersaccounts, Software of resterende dagen
in een abonnementsperiode. Dit tenzij de beschikbaarheid van de Software aanzienlijk is verminderd om
redenen die uitsluitend aan SmartTrackers zijn toe te schrijven. SmartTrackers kan naar eigen
goeddunken en als enige remedie een redelijke restitutie aanbieden voor de vergoedingen die zijn
opgebouwd tijdens een dergelijke periode van verminderde beschikbaarheid.
Indien Klant de verschuldigde bedragen niet binnen de overeengekomen termijn betaalt, zal Klant, direct
en zonder dat hiervoor enige nadere ingebrekestelling is vereist, over het openstaande bedrag de
wettelijke rente voor handelstransacties verschuldigd zijn. Indien de vordering uit handen wordt gegeven
is Klant tevens gehouden tot betaling van een redelijke vergoeding voor de buitengerechtelijke kosten
en, de daadwerkelijke kosten gemoeid met een gerechtelijke procedure, verband houdende met de
inning van deze vordering of van rechtsuitoefening anderszins.
Wanneer Klant zijn verbintenissen jegens SmartTrackers niet nakomt en in verzuim is, heeft
SmartTrackers het recht om, na zorgvuldige belangenafweging en schriftelijke aankondiging, de verdere
uitvoering van de Overeenkomst, geheel dan wel gedeeltelijk, op te schorten.
Meerwerk zal pas na schriftelijke opdrachtverstrekking door Klant worden gefactureerd bij de
eerstvolgende factuur dan wel na voltooiing van het meerwerk. Onder meerwerk worden de
werkzaamheden verstaan die buiten de inhoud of omvang van de schriftelijk overeengekomen
werkzaamheden vallen.

GEHEIMHOUDING

Elke Partij kan Vertrouwelijke Informatie verkrijgen van de andere Partij die redelijkerwijs geacht moet
worden eigendom te zijn van de verstrekkende Partij, vertrouwelijk te zijn of concurrentiegevoelig te zijn
(Vertrouwelijke Informatie). De Partijen zullen Vertrouwelijke Informatie vertrouwelijk houden en
redelijke maatregelen nemen om de Vertrouwelijke Informatie van de andere Partij te beschermen, en
deze niet bekendmaken aan derden tenzij de andere Partij hiertoe gemachtigd is, of indien dit vereist
wordt door dwingende wettelijke bepalingen.
Klant erkent dat de door SmartTrackers verrichte Diensten steeds een vertrouwelijk karakter hebben en
dat deze bedrijfsgeheimen van SmartTrackers, diens toeleveranciers of de producent van de
Programmatuur bevatten.
Tenzij schriftelijk anders overeengekomen is het SmartTrackers toegestaan in een of meer
(pers)berichten melding te maken van het aangaan dan wel het bestaan van de Overeenkomst.
SmartTrackers is gerechtigd de naam en het logo van Klant op de SmartTrackers website en/of een
referentielijst te plaatsen en deze aan derden ter informatie beschikbaar te stellen.

PRIVACY

Voor zover de Overeenkomst verwerking van de persoonsgegevens door SmartTrackers met zich
meebrengt in opdracht en voor doeleinden van Klant, fungeert SmartTrackers hierbij als verwerker en
Klant als Verwerkingsverantwoordelijke. In die hoedanigheid zal SmartTrackers zich houden aan alle op
haar als verwerker rustende wettelijke verplichtingen. SmartTrackers zal de persoonsgegevens te
verwerken onder de voorwaarden zoals uiteengezet in de tussen Partijen toepasselijke
verwerkersovereenkomst, aangehecht aan deze Algemene Voorwaarden als Bijlage 1.

TERMIJNEN

Alle door SmartTrackers genoemde termijnen zijn naar beste weten vastgesteld op grond van de
gegevens die bij het aangaan van de Overeenkomst bij SmartTrackers bekend waren en zullen zoveel
mogelijk in acht worden genomen.
Voor zover in enige Overeenkomst, bijlage, plan van aanpak of offerte, leverdata en/of termijnen zijn
vermeld, zijn deze indicatief en vormen zij geen fatale termijnen, tenzij uitdrukkelijk anders is bepaald. In
alle gevallen, derhalve ook indien Partijen schriftelijk en uitdrukkelijk een uiterste termijn zijn
overeengekomen, is SmartTrackers pas in verzuim nadat zij door Klant op deugdelijke wijze, gedetailleerd
en schriftelijk in gebreke is gesteld en SmartTrackers na verstrijken redelijke termijn die in die
ingebrekestelling is gegeven, alsnog niet deugdelijk nakomt.
SmartTrackers is niet gebonden aan (leverings)termijnen die vanwege buiten haar macht gelegen
omstandigheden die zich na het aangaan van de Overeenkomst hebben voorgedaan, niet meer gehaald
kunnen worden. Indien overschrijding van enige termijn dreigt, zullen SmartTrackers en Klant zo spoedig
mogelijk in overleg treden.

INFORMATIE

Indien van de zijde van SmartTrackers (bijvoorbeeld door het service center, door salespersoneel, of
door consultants) aan medewerkers van Klant inhoudelijke informatie of advies wordt verstrekt op het
gebied van fiscaliteit, wet- en regelgeving en/of andere onderwerpen van juridische of administratieve
aard, wordt dat gedaan onder voorwaarde en in de verwachting dat Klant de informatie en/of adviezen
verifieert of door deskundigen laat verifiëren. SmartTrackers aanvaardt geen verantwoordelijkheid of
aansprakelijkheid voor de juistheid en/of volledigheid van deze informatie/adviezen.

AANSPRAKELIJKHEID

De totale aansprakelijkheid van SmartTrackers wegens een toerekenbare tekortkoming in de nakoming
van de overeenkomst of op welke rechtsgrond dan ook, daaronder uitdrukkelijk begrepen iedere
tekortkoming in de nakoming van een met Klant overeengekomen garantieverplichting of vrijwaring, is
beperkt tot vergoeding van directe schade tot maximaal het bedrag van de voor die overeenkomst
bedongen prijs (excl. BTW). Indien de overeenkomst hoofdzakelijk een duurovereenkomst is met een
looptijd van meer dan één jaar, wordt de voor die overeenkomst bedongen prijs gesteld op het totaal van
de vergoedingen (excl. BTW) bedongen voor één jaar. In geen geval zal de totale aansprakelijkheid,
cumulatieve aansprakelijkheid van SmartTrackers uit welke hoofde dan ook meer bedragen dan EUR
100,000 (honderdduizend euro).
SmartTrackers kan uitsluitend aansprakelijk worden gehouden tot vergoeding van directe schade.
Onder directe schade wordt uitsluitend verstaan: a) de kosten die Klant heeft gemaakt voor het
noodgedwongen langer operationeel houden van haar oude systeem of systemen en daarmee
samenhangende voorzieningen doordat SmartTrackers op een voor haar bindende datum niet heeft
gepresteerd, verminderd met eventuele besparingen die het gevolg zijn van de vertraagde prestatie; b)
redelijke kosten, gemaakt ter vaststelling van de oorzaak en de omvang van de schade, voor zover de
vaststelling betrekking heeft op directe schade in de zin van dit artikel; c) redelijke kosten, gemaakt ter
voorkoming, beperking of herstel van schade, voor zover Klant aantoont dat deze kosten hebben geleid
tot beperking van directe schade in de zin van dit artikel; d) de kosten van noodvoorzieningen, zoals het
uitwijken naar andere systemen, het inhuren van derden of het hanteren van noodprocedures of
afwijkende werkwijzen.
SmartTrackers is niet aansprakelijk voor enige indirecte schade, daaronder begrepen omzet- en
winstderving, verlies van gegevens, (schade-)vorderingen van derden, boetes of naheffingen, gemiste
opbrengsten of besparingen, reputatie- of imagoschade, het niet of te laat behalen van certificaten door
Klant, of het niet voldoen aan wet- en regelgeving door Klant of andere indirecte schade of gevolgschade
welke voortvloeit uit of in verband staat met het niet nakomen van enige verplichting dan wel enig
onrechtmatig handelen van SmartTrackers.
Voorwaarde voor het ontstaan van enig recht op schadevergoeding is steeds dat Klant de schade zo
spoedig mogelijk na ontdekking (doch uiterlijk binnen een één (1) maand) schriftelijk bij SmartTrackers
meldt.
De aansprakelijkheid van SmartTrackers voor schade door dood, lichamelijk letsel of wegens materiële
beschadiging van zaken bedraagt totaal nimmer meer dan EUR 1.250.000 (één miljoen
tweehonderdvijftig duizend euro). De vorige leden van dit artikel zijn niet van toepassing indien en voor
zover de desbetreffende schade is veroorzaakt door opzet of bewuste roekeloosheid van SmartTrackers.

OVERMACHT

In geval van overmacht van één van de Partijen zullen de verplichtingen op grond van deze
Overeenkomst worden opgeschort zolang de overmachtsituatie voortduurt. Onder overmacht wordt
mede verstaan een tekortkoming van toeleveranciers van SmartTrackers. De opschorting zal echter niet
gelden voor de verplichtingen waarop de overmacht geen betrekking heeft en/of de verplichtingen die
reeds voor het intreden van de overmacht situatie zijn ontstaan.
Indien de overmachtssituatie langer dan zestig dagen duurt, hebben Partijen het recht om de
Overeenkomst door middel van een aangetekend schrijven te beëindigen tenzij voorzienbaar is dat de
overmacht situatie binnen redelijke termijn zal worden opgelost. Wat reeds als gevolg van de
Overeenkomst is gepresteerd, wordt in dat geval naar verhouding afgerekend, zonder dat Partijen elkaar
overigens iets verschuldigd zullen zijn.

ONDERAANNEMING EN OVERDRACHT

Het is SmartTrackers toegestaan derden bij de uitvoering van haar verplichtingen in te zetten. De
werking van art. 7:404 BW is daarbij uitdrukkelijk uitgesloten. Het is Klant niet toegestaan de rechten uit
de Overeenkomst zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van SmartTrackers aan een derde over
te dragen.

DUUR EN BEËINDIGING

De Overeenkomst vangt aan op de in de Overeenkomst overeengekomen datum of, bij gebreke
daarvan, de datum van ondertekening van de Overeenkomst door beide Partijen. De Overeenkomst
wordt aangegaan voor de in de Overeenkomst gespecificeerde duur of, bij gebreke daarvan, voor een
initiële duur van drie (3) jaar. Na afloop van de initiële periode wordt de Overeenkomst steeds
stilzwijgend verlengd met telkens een jaar. Klant heeft de mogelijkheid om de verlengde looptijd voor
meerdere jaren vast te zetten,
Tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen, zijn Partijen uitsluitend gerechtigd de Overeenkomst
schriftelijk op te zeggen tegen het einde van de overeengekomen duur van de Overeenkomst met
inachtneming van een opzegtermijn van twee (2) maanden.
Tenzij uitdrukkelijk anders is bepaald in de Algemene Voorwaarden of overeengekomen in de
Overeenkomst is het Partijen niet toegestaan de Overeenkomst tussentijds op te zeggen. Artikel 7:408
BW is niet van toepassing.

In aanvulling op het recht om de Overeenkomst te beëindigen overeenkomstig Artikel 14.2, is een Partij
gerechtigd de Overeenkomst met onmiddellijke ingang, zonder ingebrekestelling en zonder rechterlijke
tussenkomst, geheel of gedeeltelijk te ontbinden, zonder dat hiervoor enige verplichting tot vergoeding
van eventuele schade van Partijen ontstaat, indien één van de volgende omstandigheden zich voordoet:

de andere Partij wordt in staat van faillissement verklaard;
aan de andere Partij wordt (al dan niet voorlopig) surseance van betaling verleend;
de onderneming van de andere Partij wordt geliquideerd of gestaakt.

In geval van ontbinding zal de ontbinding uitsluitend werking hebben voor de verplichtingen die
ontstaan na het moment van ontbinding en zal de ontbinding derhalve geen terugwerkende kracht
hebben.
Bij beëindiging van de Overeenkomst vervallen alle rechten van Klant met betrekking tot de Diensten.
Rechten en plichten uit de Overeenkomst tussen SmartTrackers en Klant, die naar hun aard en inhoud
bestemd zijn om voort te duren, waaronder begrepen over intellectueel eigendom, aansprakelijkheid,
geheimhouding, overmacht en geschillenbeslechting, blijven onverminderd van kracht na beëindiging of
ontbinding van de Overeenkomst.

NADERE BEPALINGEN PROGRAMMATUUR

De bepalingen zoals omschreven in dit artikel 15 zijn uitsluitend van toepassing op de levering van
Diensten door SmartTrackers en het gebruik daarvan door Klant indien het Programmatuur betreft.

Uitvoering Programmatuur

SmartTrackers zal zich inspannen om de overeengekomen Programmatuur steeds naar behoren te
laten functioneren en streeft naar een zo hoog mogelijke beschikbaarheid, kwaliteit en beveiliging van
de Programmatuur. SmartTrackers behoudt zich het recht voor om de technische en functionele
eigenschappen van de Programmatuur tussentijds te wijzigen om deze te verbeteren en om eventuele
fouten te herstellen of om te voldoen aan de toepasselijke wet- en regelgeving. Indien een dergelijke
aanpassing leidt tot een materiële afwijking in de functionaliteit van de Programmatuur, zal
SmartTrackers Klant daarvan schriftelijk of elektronisch op de hoogte stellen.
SmartTrackers staat er niet voor in dat de Programmatuur zonder fouten, storingen of onderbrekingen
functioneert. SmartTrackers zal zich ervoor inspannen fouten in de Programmatuur, apparatuur,
infrastructuur en / of beheeromgeving binnen een redelijke termijn te herstellen indien en voor zover
het Programmatuur, apparatuur, infrastructuur of beheeromgeving betreft die door SmartTrackers zelf
is ontwikkeld of gebouwd en de desbetreffende gebreken door Klant gedetailleerd beschreven bij
SmartTrackers zijn gemeld. SmartTrackers kan in voorkomend geval het herstel van de gebreken
uitstellen totdat een nieuwe versie van de Programmatuur, apparatuur, infrastructuur of
beheeromgeving in gebruik wordt genomen. SmartTrackers kan niet garanderen dat alle fouten worden
hersteld. SmartTrackers is gerechtigd tijdelijke oplossingen dan wel programma-omwegen of probleem
vermijdende beperkingen in de Programmatuur aan te brengen.
SmartTrackers kan de Programmatuur geheel of gedeeltelijk tijdelijk buiten gebruik stellen voor
preventief, correctief of adaptief onderhoud of andere vormen van service. SmartTrackers zal de
buitengebruikstelling niet langer laten duren dan noodzakelijk en deze zo mogelijk buiten voor haar
gebruikelijke kantoortijden laten plaatsvinden.
SmartTrackers kan de uitvoering van de Programmatuur voortzetten met gebruikmaking van een
nieuwe of gewijzigde versie van de Programmatuur. SmartTrackers is niet gehouden specifiek voor klant
bepaalde eigenschappen of functionaliteiten van de dienst of Programmatuur te handhaven, te wijzigen
of toe te voegen.
In het geval van het introduceren van een vervangende applicatie met equivalente en/of meer
uitgebreide functionaliteit dan bestaande Programmatuur, is het SmartTrackers toegestaan Klant te
migreren naar deze vervangende applicatie, die vervolgens een Programmatuur zal zijn in de zin van de
Overeenkomst. In dergelijke gevallen heeft SmartTrackers het recht redelijke kosten voor de migratie
afzonderlijk bij Klant in rekening te brengen. SmartTrackers zal deze kosten van tevoren aankondigen.
Indien Klant dan te kennen geeft geen kosten voor zijn rekening te willen nemen, hebben Partijen het
recht de Overeenkomst tussentijds te beëindigen met inachtneming van een opzegtermijn van een jaar.
Klant kan tijdens deze opzegtermijn gebruik maken van de oorspronkelijke Programmatuur.
SmartTrackersis gerechtigd om direct met eindgebruikers binnen de Programmatuur te communiceren
(i) voor zover dit noodzakelijk is met het oog op het waarborgen van de veiligheid en / of de kwaliteit van
haar dienstverlening (ii) om mededelingen met betrekking tot onderhoud dan wel nieuwe
functionaliteiten en/of producten te doen, of (iii) om aanverwante aanvullende diensten direct aan te
bieden.

Toegang tot de Programmatuur

Voor het gebruik van de Programmatuur zal per Eindgebruiker, conform de door SmartTrackers
voorgeschreven protocollen, door SmartTrackers en/of Klant een gebruikersnaam, een wachtwoord
worden gegenereerd, waarmee de Programmatuur door een Eindgebruiker kan worden gebruikt. Deze
gebruikersnaam en wachtwoord zijn niet-overdraagbaar en strikt persoonlijk. Klant en Iedere
Eindgebruiker zijn verantwoordelijk voor het vertrouwelijke gebruik van gebruikersnaam, wachtwoord
en voor (de gevolgen van) eventueel misbruik daarvan.
SmartTrackers is gerechtigd de toegang tot de Programmatuur te blokkeren in geval van nietgeautoriseerd gebruik of misbruik van de Programmatuur door Klant en/of Eindgebruiker en/of bij
onrechtmatig gebruik van de Programmatuur door derden. Indien dit met het oog op de urgentie van het
geval in redelijkheid mogelijk is, zal SmartTrackers voorafgaand aan een blokkade Eindgebruiker hierover
informeren. SmartTrackers zal wegens blokkering in voornoemde gevallen nimmer tot enige
schadevergoeding jegens Eindgebruiker gehouden zijn

Klant garandeert dat zij, en Eindgebruiker, bij het gebruik van de Programmatuur de volgende regels in
acht nemen:

Klant en Eindgebruiker zullen zijn (rand)apparatuur, software, infrastructuur en
internetverbinding beschermen tegen virussen, computercriminaliteit en (ander)
onrechtmatig gebruik door gebruiker(s) of derden;
Klant en Eindgebruiker zullen niet de Programmatuur, (computer)netwerken of infrastructuren
van SmartTrackers of andere gebruikers verstoren of beschadigen, of met betrekking daartoe
overlast, beperkt gebruik of onvoorzien gebruik (voor andere gebruikers) veroorzaken;
Klant en Eindgebruiker zullen geen toegangsmiddelen misbruiken of de beveiliging van de
Programmatuur doorbreken en/of proberen te doorbreken;
Klant en Eindgebruiker zullen niets doen of nalaten waarvan hij weet of redelijkerwijs had
moeten weten dat die zouden kunnen leiden tot een gebruik van de Programmatuur dat
strafbaar of onrechtmatig is jegens SmartTrackers en/of derden;
Klant en Eindgebruiker zullen niet zonder toestemming binnendringen in een
computersysteem of een deel daarvan dat verbonden is met de Programmatuur (hacken);
Klant en Eindgebruiker zullen op geen enkele wijze inbreuk maken op intellectuele
eigendomsrechten van SmartTrackers en/of derden in verband met de Diensten; en
Klant en Eindgebruiker zullen geen informatie en gegevens die SmartTrackers in het kader van
de Programmatuur verstrekt openbaar maken, verveelvoudigen of anderszins aanwenden,
anders dan voor gebruik in de interne bedrijfsvoering van klant.
Het gebruik van de Programmatuur door Klant en Eindgebruiker is naar eigen inzicht en op
eigen risico en Klant en Eindgebruiker zijn zelf verantwoordelijk voor eventuele schade aan een
computersysteem of verlies van data voortvloeiend uit het gebruik van de Programmatuur.
Klant is gehouden onverwijld melding aan SmartTrackers te doen van fouten die zij ontdekt in
de door SmartTrackers ter beschikking gestelde Programmatuur.

Integraties en data uitwisselingen met derde partijen

Klant kan een overeenkomst sluiten met derde partijen teneinde integraties / data-uitwisselingen aan
te gaan en/of diensten af te nemen in aanvulling op de Diensten.
Klant zal overeenkomsten genoemd in artikel 15.11 direct aangaan met betreffende derden, waarbij
SmartTrackers (in haar hoedanigheid van leverancier van de Diensten) in geen enkele vorm een
betrokken partij is. Dergelijke partijen zijn geen subverwerkers van SmartTrackers en SmartTrackers is in
geen enkele vorm aansprakelijk voor het handelen van deze partijen.
Indien Klant kiest om de omgeving van de Programmatuur (direct) te verbinden / integreren met een
derde partij, al dan niet gebruikmakend van een of meerdere koppelingen van SmartTrackers, verleent
Klant hierbij toestemming aan SmartTrackers voor het uitwisselen van data tussen SmartTrackers en
betreffende partij voor zover dat door deze partij als benodigd is aangemerkt voor de diensten. Hieronder
kan mede worden verstaan de uitwisseling van persoonsgegevens en het opslaan van toegangs- of
identificatiecodes / tokens ten behoeve van het bewerkstelligen van deze data-uitwisseling / integratie.
Klant is verantwoordelijk voor het correct (laten) inrichten en tot stand brengen van integraties en/of
data-uitwisselingen (inclusief autorisaties), al dan niet gebruikmakend van een of meerdere koppelingen
van SmartTrackers, tussen de Programmatuur en door Klant gekozen derde partij(en). SmartTrackers is
nimmer verantwoordelijk en/of aansprakelijk voor het (correct) functioneren van software van Klant en
/ of derden die middels de koppelingen van SmartTrackers met de Programmatuur communiceren / data
uitwisselen.
Indien door Klant gebruik wordt gemaakt van een of meerdere koppelingen die door SmartTrackers ter
beschikking worden gesteld, wordt aan Klant voor de duur van de Overeenkomst een niet overdraagbaar,
niet-exclusief en niet-sublicentieerbaar gebruiksrecht verleend om de koppeling te gebruiken binnen de
eigen organisatie voor uitsluitend interne doeleinden. SmartTrackers behoudt zich het recht voor om
voor het gebruik van de koppelingen door Klant en/of derden partij(en), aanvullende kosten in rekening
te brengen.
Het is SmartTrackers toegestaan om naar eigen inzicht een aanvraag-beperking (“throttling”) toe te
passen op het moment dat het verkeer dat gegenereerd wordt door klant via de koppeling het systeem
van SmartTrackers zodanig belast dat hierdoor de performance voor andere gebruikers verslechtert of
wordt gehinderd.

Gevolgen beëindiging Programmatuur

Na beëindiging van de Overeenkomst kan Klant verzoeken om een eenmalige aanlevering van de bij het
gebruik van de Programmatuur ingevoerde gegevens. SmartTrackers zal de gegevens in een algemeen
gebruikelijk formaat aan Klant ter beschikking stellen zodat deze gegevens redelijkerwijs verwerkt
kunnen worden door Klant. Anders dan eventueel op grond van bepalingen van Nederlands dwingend
recht aanvaardt SmartTrackers geen bewaarplicht of bewaartermijn voor de door klant ingevoerde data
en gegevens. Ingeval Klant niet onverwijld na het beëindigen van de overeenkomst heeft aangegeven dat
hij de hiervoor genoemde overdracht van de gegevens wenst, is SmartTrackers gerechtigd gegevens die
met behulp van de Programmatuur worden opgeslagen, bewerkt, verwerkt of anderszins ingevoerd per
direct, zonder voorafgaande mededeling, van het systeem waarop deze zijn opgeslagen, te verwijderen
en te vernietigen.
15.18.In aanvulling op het in artikel 15.17 bepaalde, zullen Partijen in geval van beëindiging van de
Overeenkomst (anders dan in geval van ontbinding door SmartTrackers) steeds te goeder trouw
samenwerken bij de eventueel door klant na afloop van de overeenkomst nog gewenste ondersteuning
bij de migratie van de dienstverlening aan Klant of aan een door Klant aan te wijzen derde (exit-periode).
SmartTrackers kan echter niet gehouden worden om gedurende een periode langer dan 3 maanden deze
medewerking te verlenen en haar inspanningen gedurende de exit- periode zijn op basis van best effort
en zover commercieel (ter beoordeling van SmartTrackers) redelijk. Een zoveel mogelijk ononderbroken
beschikbaarheid van de gegevens en Diensten staat gedurende de exit-periode centraal. Partijen zullen
uiterlijk twee (2) maanden voor het einde van de overeenkomst overleggen over de grootte van de
inspanning die Klant van SmartTrackers vraagt. SmartTrackers zal de kosten die zij maakt in verband met
de exit-periode op basis van nacalculatie aan Klant in rekening brengen.

Kennisgevingen

Informatie over nieuwe functies, prijswijzigingen of gepland onderhoud wordt verstrekt in de software,
op de webpagina’s van de software, op de online community of via e-mail.
Kennisgevingen met betrekking tot orderbevestigingen, informatie van bijzonder belang, beveiliging of
privacy, worden verzonden naar het e-mailadres van de primaire contactpersoon.
De Klant is verantwoordelijk voor het te allen tijde verstrekken van actuele contactinformatie, met
inbegrip van een primair onderhouden contact e-mail.
Alle kennisgevingen worden geacht te zijn verzonden en zijn onmiddellijk van kracht wanneer ze door
SmartTrackers zijn verzonden of geplaatst.

TOEPASSELIJK RECHT EN GESCHILLEN

Op de Overeenkomst en de Algemene Voorwaarden is Nederlands recht van toepassing. Alle geschillen
voortvloeiend uit of verband houdend met de Overeenkomst en de Algemene Voorwaarden zullen
worden beslecht door de bevoegde rechter in het arrondissement waar SmartTrackers haar zetel heeft.

BIJLAGE 1: Verwerkersovereenkomst

Inleiding

Deze Bijlage 1 is van toepassing op Verwerkingen (zoals hierin gedefinieerd) van Persoonsgegevens (zoals
hierin gedefinieerd) door Verwerker namens Verwerkingsverantwoordelijke onder de Overeenkomst.

Definities

De definities Verwerkingsverantwoordelijke, Betrokkene, Persoonsgegevens, Inbreuk in verband met
Persoonsgegevens, Verwerking, Verwerker en Gevoelige Gegevens (Bijzondere Persoonsgegevens categorieën)
in deze Bijlage 1 hebben dezelfde betekenis zoals gebruikt in EU 2016/679 Algemene Verordening
Gegevensbescherming (de ‘AVG’).

Toepasselijkheid

Bijlage 1 regelt de Verwerking van Persoonsgegevens door de Verwerker namens de
Verwerkingsverantwoordelijke, en schetst hoe de Verwerker zal bijdragen aan het waarborgen van de privacy
namens de Verwerkingsverantwoordelijke en zijn geregistreerde Betrokkenen, door middel van technische en
organisatorische maatregelen in overeenstemming met de toepasselijke privacywetgeving, waaronder de AVG.
Het doel van de Verwerking van Persoonsgegevens door de Verwerker namens de
Verwerkingsverantwoordelijke is de uitvoering van de Overeenkomst.
Bijlage 1 heeft voorrang op tegenstrijdige bepalingen met betrekking tot de Verwerking van
Persoonsgegevens in de Algemene Voorwaarden of in andere eerdere overeenkomsten of schriftelijke
communicatie tussen de Partijen.

Rechten en plichten van de Verwerker

De Verwerker zal Persoonsgegevens slechts Verwerken namens en in overeenstemming met de schriftelijke
instructies van de Verwerkingsverantwoordelijke. Door deze Bijlage 1 draagt de Verwerkingsverantwoordelijke
de Verwerker op om Persoonsgegevens op de volgende wijze te verwerken; i) uitsluitend in overeenstemming
met de toepasselijke wetgeving, ii) om te voldoen aan alle verplichtingen volgens de Overeenkomst, iii) zoals
nader gespecificeerd via het gewone gebruik door de Verwerkingsverantwoordelijke van de Diensten van de
Verwerker en iv) zoals gespecificeerd in deze Overeenkomst.
De Verwerker heeft geen reden om aan te nemen dat wetgeving die op hem van toepassing is, de Verwerker
verhindert om de hierboven genoemde instructies uit te voeren. De Verwerker zal, zodra hij daarvan op de
hoogte is, de Verwerkingsverantwoordelijke in kennis stellen van instructies of andere Verwerkingsactiviteiten
door de Verwerkingsverantwoordelijke die naar het oordeel van de Verwerker in strijd zijn met de toepasselijke
privacywetgeving.
De categorieën van Betrokkenen en Persoonsgegevens die op grond van deze Bijlage 1 aan Verwerking
worden onderworpen, zijn vastgelegd in Appendix A.
De Verwerker zal de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van Persoonsgegevens waarborgen
overeenkomstig de op de Verwerker van toepassing zijnde privacywetgeving. De Verwerker zal systematische,
organisatorische en technische maatregelen treffen om een passend beveiligingsniveau te waarborgen,
rekening houdend met de stand van de techniek en de kosten van de tenuitvoerlegging in verhouding tot het
risico dat de Verwerking vertegenwoordigt, en de aard van de te beschermen Persoonsgegevens.
De Verwerker zal de Verwerkingsverantwoordelijke met passende technische en organisatorische
maatregelen bijstaan, voor zover mogelijk en rekening houdend met de aard van de Verwerking en de informatie
waarover de Verwerker beschikt, bij het nakomen van de verplichtingen van de Verwerkingsverantwoordelijke op grond van de toepasselijke privacywetgeving met betrekking tot het verzoek van Betrokkenen, en de algemene naleving van de privacywetgeving op grond van de AVG artikel 32 t/m 36.
Indien de Verwerkingsverantwoordelijke informatie of bijstand nodig heeft met betrekking tot
beveiligingsmaatregelen, documentatie of andere vormen van informatie over de wijze waarop de Verwerker
Persoonsgegevens verwerkt, en dergelijke verzoeken verder gaan dan de standaardinformatie die de Verwerker
verstrekt om als Verwerker te voldoen aan de toepasselijke privacywetgeving, kan de Verwerker de
Verwerkingsverantwoordelijke voor dit verzoek om aanvullende diensten in rekening brengen.
De Verwerker en zijn personeel dragen zorg voor geheimhouding met betrekking tot de Persoonsgegevens
die onderwerp zijn van Verwerking in overeenstemming met de Overeenkomst. Deze bepaling is ook van
toepassing na beëindiging van de Overeenkomst.

De Verwerker zal, door de Verwerkingsverantwoordelijke zonder onnodige vertraging in kennis te stellen,
de Verwerkingsverantwoordelijke in staat stellen te voldoen aan de wettelijke vereisten inzake kennisgeving aan
gegevensautoriteiten of Betrokkenen over privacy-incidenten.

Voorts zal de Verwerker, voor zover dit passend en rechtmatig is, de Verwerkingsverantwoordelijke in kennis
stellen van;

van een Betrokkene ontvangen verzoeken om verstrekking van Persoonsgegevens,
verzoeken tot openbaarmaking van Persoonsgegevens door overheidsinstanties, zoals maar niet
beperkt tot, de politie.

De Verwerker zal niet rechtstreeks reageren op verzoeken van Betrokkenen, tenzij hij daartoe schriftelijk is
gemachtigd door de Verwerkingsverantwoordelijke. De Verwerker zal geen aan deze Bijlage 1 verbonden
informatie verstrekken aan overheidsinstanties, zoals de politie, waaronder Persoonsgegevens, tenzij daartoe
verplicht door de wet, zoals via een gerechtelijk bevel of een soortgelijk bevel.
De Verwerker heeft geen zeggenschap of en hoe de Verwerkingsverantwoordelijke gebruik maakt van
integraties van derden via de API (of vergelijkbaar) van de Verwerker, en de Verwerker aanvaard in verband dus
geen aansprakelijkheid. De Verwerkingsverantwoordelijke is als enige verantwoordelijk voor integraties van
derden.
De Verwerker kan Persoonsgegevens over gebruikers en het gebruik van de Diensten door de
Verwerkingsverantwoordelijke verwerken wanneer dit noodzakelijk is om feedback te verkrijgen en de Diensten
te verbeteren. De Verwerkingsverantwoordelijke verleent de Verwerker het recht om geaggregeerde gegevens
over systeemactiviteiten in verband met uw gebruik van de Diensten te gebruiken en te analyseren met het oog
op optimalisering, verbetering of verbetering van de wijze waarop wij onze Diensten verlenen en om ons in staat
te stellen nieuwe functies en functionaliteit in verband met de Diensten te creëren. SmartTrackers wordt
beschouwd als de verwerkingsverantwoordelijke voor dergelijke verwerking en de verwerking is derhalve niet
onderworpen aan deze Overeenkomst.
Bij het gebruik van de Diensten zal de Verwerkingsverantwoordelijke gegevens toevoegen aan de Software
(“Klantgegevens”). De Verwerkingsverantwoordelijke erkent en heeft er geen bezwaar tegen dat de Verwerker
de Klantgegevens in een geaggregeerd en geanonimiseerd formaat gebruikt voor het verbeteren van de aan
klanten geleverde diensten, onderzoek, opleiding, educatieve en/of statistische doeleinden.

Rechten en plichten van Verwerkingsverantwoordelijke

De Verwerkingsverantwoordelijke bevestigt door de acceptatie van deze Bijlage 1 dat:

zij wettelijk bevoegd is tot het Verwerken en bekendmaken van de Persoonsgegevens in kwestie aan
Verwerker (met inbegrip van door Verwerker ingeschakelde subverwerkers).
zij verantwoordelijkheid draagt voor de accuraatheid, integriteit, inhoud, betrouwbaarheid en
rechtmatigheid van de Verwerkte Persoonsgegevens zoals bekendgemaakt aan Verwerker.
zij heeft voldaan aan haar verplichtingen om relevante informatie te verstrekken aan Betrokkenen en
Algemene Voorwaarden SmartTrackers 1 januari 2023 14
toezichthoudende autoriteiten omtrent de Verwerkingen van Persoonsgegevens conform dwingend
gegevensbeschermingswetgeving.
zij zal, bij het ontvangen van de Diensten van Verwerker onder de Overeenkomst, geen Gevoelige
Gegevens aan Verwerker bekendmaken/verstrekken, tenzij expliciet overeengekomen in Appendix A
bij deze Overeenkomst

Inschakelen derden voor Verwerker en data-overdracht

Als onderdeel van het leveren van Diensten aan Verwerkingsverantwoordelijke conform de Algemene
Voorwaarden en deze Overeenkomst, zal Verwerker derden (subverwerkers) inschakelen bij de uitvoering van
deze Bijlage 1 en Verwerkingsverantwoordelijke geeft algemene toestemming voor het mogen inschakelen van
voornoemde subverwerkers door Verwerker. Alle subverwerkers met toegang tot Persoonsgegevens zijn
opgenomen in Bijlage B. Deze subverwerkers kunnen bedrijven binnen de Visma groep zijn of externe derde
partijen. Verwerker ziet erop toe dat subverwerkers werken conform AVG.
Een overzicht van de huidige subverwerkers met toegang tot Persoonsgegevens is beschikbaar via het privacy
statement van SmartTrackers en raadpleegbaar via deze website: https://www.smarttrackers.nl/privacy-statement/
De verwerker kan andere in de EU/EER gevestigde bedrijven van de Visma-groep als subverwerker inschakelen
zonder dat het Visma-bedrijf is opgenomen in deze lijst en zonder voorafgaande goedkeuring of kennisgeving
aan de verwerkingsverantwoordelijke. Dit gebeurt gewoonlijk ten behoeve van ontwikkeling, ondersteuning,
activiteiten enz. Verwerkingsverantwoordelijke mag gedetailleerdere informatie over subverwerkers bij
Verwerker opvragen.
Als subverwerkers buiten de EU zijn gevestigd, autoriseert Verwerkingsverantwoordelijke Verwerker om
Persoonsgegevens ten behoeve van Verwerkingsverantwoordelijke buiten de grenzen van de EU over te dragen,
zodat daartoe gegronde rechtsgrondslagen zijn gewaarborgd, door de EU-model clausules (‘EU Model Clauses’)
overeen te komen.
De Verwerkingsverantwoordelijke wordt vooraf in kennis gesteld van elke wijziging van subverwerkers die
Persoonsgegevens verwerken. Indien de Verwerkingsverantwoordelijke bezwaar maakt tegen een nieuwe
subverwerker binnen 30 dagen na de kennisgeving, beoordelen de Verwerker en de
Verwerkingsverantwoordelijke de documentatie over de nalevingsinspanningen van de subverwerker, teneinde
de naleving van de toepasselijke privacywetgeving te waarborgen. Indien de Verwerkingsverantwoordelijke
blijvend bezwaren heeft en daarvoor redelijke gronden heeft, kan de Verwerkingsverantwoordelijke zich niet
tegen het gebruik van een dergelijke subverwerker verzetten (met name gezien de aard van online
standaardsoftware), maar kan de Verwerkingsverantwoordelijke de Dienstenovereenkomst opzeggen.

Beveiliging

De Verwerker verbindt zich ertoe een hoog niveau van beveiliging te bieden in zijn producten en Diensten.
De Verwerker voorziet in zijn beveiligingsniveau door middel van organisatorische, technische en fysieke
beveiligingsmaatregelen, overeenkomstig de vereisten inzake informatiebeveiligingsmaatregelen zoals
uiteengezet in de AVG, artikel 32.

Inspectie rechten

De Verwerkingsverantwoordelijke kan maximaal eenmaal per jaar controleren of de Verwerker zich aan deze
Bijlage 1 houdt. Indien de op de Verwerkingsverantwoordelijke van toepassing zijnde wetgeving zulks vereist,
kan de Verwerkingsverantwoordelijke om frequentere audits verzoeken. Om een audit aan te vragen, dient de
Verwerkingsverantwoordelijke de Verwerker ten minste vier weken voor de voorgestelde auditdatum een
gedetailleerd auditplan voor te leggen, met een beschrijving van de voorgestelde omvang, duur en
aanvangsdatum van de audit. Indien een derde partij de audit moet uitvoeren, moet dit onderling tussen de
partijen schriftelijk worden overeengekomen. Indien de verwerkingsomgeving echter een “multitenant”-
omgeving of een soortgelijke omgeving is, geeft de verantwoordelijke voor de verwerking de Verwerker de
bevoegdheid om om veiligheidsredenen te besluiten dat de audits worden uitgevoerd door een neutrale derde-
auditor naar keuze van de Verwerker.
Indien de gevraagde reikwijdte van de audit wordt behandeld in een ISAE-, ISO- of vergelijkbaar assurancerapport dat binnen de voorafgaande twaalf maanden door een gekwalificeerde derde auditor is uitgevoerd, en
de Verwerker bevestigt dat er geen bekende materiële wijzigingen zijn in de gecontroleerde maatregelen, stemt
Verwerkingsverantwoordelijke ermee in die bevindingen te aanvaarden in plaats van een nieuwe audit aan te
vragen van de maatregelen waarop het rapport betrekking heeft.
In elk geval moeten de audits worden uitgevoerd tijdens de gewone kantooruren in de desbetreffende
vestiging, met inachtneming van het beleid van de verwerker, en mogen zij de bedrijfsactiviteiten van de
verwerker niet op onredelijke wijze hinderen.
Verwerkingsverantwoordelijke is verantwoordelijk voor alle kosten die voortvloeien uit de door de
Verwerkingsverantwoordelijke gevraagde controles. Voor verzoeken om bijstand van de Verwerker kunnen
kosten in rekening worden gebracht.

Duur en beëindiging

Bijlage 1 is geldig zolang de Verwerker Persoonsgegevens verwerkt namens de
Verwerkingsverantwoordelijke in de Overeenkomst of zoals anderszins overeengekomen in Appendix A.
Bijlage 1 wordt automatisch beëindigd bij beëindiging van de Overeenkomst. Bij beëindiging van Bijlage 1 zal
de Verwerker Persoonsgegevens die namens de Verwerkingsverantwoordelijke zijn verwerkt, wissen of
retourneren, in overeenstemming met de toepasselijke clausules in de Overeenkomst. Deze verwijdering zal zo
spoedig als redelijkerwijs mogelijk is plaatsvinden, tenzij EU- of lokale wetgeving verdere opslag vereist. De
kosten voor deze handelingen komen voor rekening van de Verwerker, tenzij deze handelingen een
onevenredige last van de Verwerker vragen. In dat geval zullen redelijke kosten in rekening worden gebracht
aan de Verwerkersverantwoordelijke, gebaseerd op; i) uurtarieven voor de door de Verwerker bestede tijd en
ii) de complexiteit van het gevraagde proces.

Wijzigingen en amendementen

Wijzigingen aan Bijlage 1 zullen in een nieuwe Appendix bij deze Bijlage 1 worden opgenomen en treden in
werking nadat beide Partijen deze hebben ondertekend.
Indien enige bepaling van Bijlage 1 nietig is, laat zulks de overige bepalingen onverlet. De partijen zullen de
nietige bepaling vervangen door een rechtmatige bepaling die het doel van de nietige bepaling weergeeft

Aansprakelijkheid

Ter voorkoming van misverstanden, Partijen komen hierbij overeen en erkennen dat iedere Partij
aansprakelijk zal zijn en verantwoordelijk is voor de betaling van administratieve boetes en schadevergoedingen
aan Betrokkenen indien deze betalingsplicht aan deze Partij is opgelegd door de relevante autoriteit
persoonsgegevens of een bevoegde rechtbank in overeenstemming met toepasselijke wetgeving.
Aansprakelijkheidskwesties tussen de Partijen zullen worden beheerst door de relevante bepalingen aangaande
aansprakelijkheid zoals overeengekomen in de Algemene Voorwaarden.

Toepasselijk recht en forumkeuze

Bijlage 1 wordt beheerst door het toepasselijke recht van de Algemene Voorwaarden. De in de Algemene
Voorwaarden genoemde bevoegde rechter is mutatis mutandis bevoegd kennis te nemen van geschillen rondom
deze Overeenkomst.
Appendix A – Betrokkenen, Soorten persoonsgegevens, Doel, Aard, Duur

A.1 Categorieën van Betrokkenen

eindgebruikers van de klant
klantmedewerkers
contactpersonen voor de klant

A.2 Categorieen van Persoonsgegevens

Contactgegevens, zoals naam, telefoon, adres, e-mailadres, enz.
Functie-informatie, zoals functie, bedrijf, locatie, enz.
Werkgerelateerde informatie zoals reisbewegingen, IP-adressen, enz.
Overige persoonsgegevens die u actief verstrekt door bijvoorbeeld een profiel aan te maken, in
correspondentie en telefonisch
Gegevens over uw activiteiten op onze websites en applicaties
Internetbrowser en apparaat type

Wanneer de Klant andere categorieën van persoonlijke gegevens via het systeem laat verwerken is de Klant
ervoor verantwoordelijk om deze lijst bij A.2 proactief aan te vullen via de SmartTrackers contactpersoon.

A.3 Bijzondere categorieën Persoonsgegevens (Gevoelige Persoonsgegevens)

Indien de Verwerker dergelijke gegevens namens de Verwerkingsverantwoordelijke mag verwerken, moeten de
betrokken soorten Gevoelige Persoonsgegevens hieronder door de Verwerkingsverantwoordelijke worden
gespecificeerd.
De verantwoordelijke voor de verwerking is tevens verantwoordelijk voor het informeren van de Verwerker
over, en het hieronder specificeren van, eventuele aanvullende soorten Gevoelige Persoonsgegevens
overeenkomstig de toepasselijke privacywetgeving

Verwerker zal, ten behoeve van Verwerkingsverantwoordelijke, informatie verwerken over:	Ja	Nee
ras of etnische afstamming, of politieke, filosofische of religieuze overtuigingen		x
dat een persoon verdacht wordt van een strafbaar feit, een strafbaar feit ten laste wordt gelegd en/of voor een strafbaar feit is veroordeeld,		x
gezondheidsinformatie,		x
seksuele geaardheid,		x
lidmaatschap vakbond,		x
genetische of biometrische gegevens.		x

A.4 Doel van de Verwerking

Het doel van de verwerking van persoonsgegevens door de gegevensverwerker ten behoeve van de
verantwoordelijke voor de verwerking is: het leveren van Diensten in overeenstemming met de
dienstverleningsovereenkomst. Hieronder valt bijvoorbeeld:

Ondersteuning en verbetering van onze diensten

Om u in staat te stellen om accounts aan te maken
Om u diensten te kunnen leveren
Verbeteren en ontwikkelen van kwaliteit, functionaliteit en gebruikerservaring van onze producten
Om contact met u op te kunnen nemen indien dat noodzakelijk is om onze dienstverlening uit te
voeren
Om betalingen te kunnen verwerken

Beveiliging

Detecteren, reduceren en voorkomen van beveiligingsrisico’s en misbruik, en het uitvoeren van
onderhoud en debugging

Marketing

Het beheren en verzenden van marketing voorkeuren en content, of informatie updates
Opstellen van interesseprofielen om te kunnen berichten over andere relevante dienstverlening

A.5 Aard van de Verwerking

De verwerking van persoonsgegevens door de bewerker ten behoeve van de verantwoordelijke voor de
verwerking heeft voornamelijk betrekking op (de aard van de verwerking): de correcte werking van de
dienstverlening, inclusief opslaan/hosting, registreren, testen, wijzigen/bewerken, rapporteren en verzenden van
taken.

A.6 Duur van de Verwerking:

De duur van de verwerking van persoonsgegevens is zolang de dienstverleningsovereenkomst van toepassing is.
We hanteren nadien een maximale bewaartermijn van 1 jaar in verband met onze back-up procedures.

Appendix B – Overzicht huidige derden (‘subverwerkers’)
Huidige subverwerkers van Verwerker met toegang tot de Persoonsgegevens van Verwerkingsverantwoordelijke
ten tijde van het ondertekenen van deze Overeenkomst zijn opgenomen in het privacy statement van
SmartTrackers en raadpleegbaar via deze website: https://www.smarttrackers.nl/privacy-statement/