Privacyverklaring Smart Trackers

versie: 25 april 2018

 Download onze privacyverklaring in .pdf formaat

Smart Trackers B.V., Van Marnixlaan 51, 3818VB Amersfoort, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 61117536,  is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.

Contactgegevens

Smart Trackers B.V.
Atlantisplein 1
1093 NE Amsterdam +31 (0)20 6763517

Websitedomeinen

  • smarttrackers.nl
  • co2management.nl
  • co2m-chart-exporting.herokuapp.com

Persoonsgegevens die wij verwerken

Smart Trackers B.V. verwerkt uw persoonsgegevens doordat u gebruik maakt van onze diensten en/of omdat u deze zelf aan ons verstrekt.

Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:

  • Voor- en achternaam
  • Telefoonnummer
  • E-mailadres
  • IP-adres
  • Overige persoonsgegevens die u actief verstrekt bijvoorbeeld door een profiel op deze website aan te maken, in correspondentie en telefonisch
  • Gegevens over uw activiteiten op onze website
  • Internetbrowser en apparaat type

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken

Onze website en/of dienst heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar. Tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd. We kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder dan 16 is. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming. Als u er van overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via info@smarttrackers.nl, dan verwijderen wij deze informatie.

Met welk doel en op basis van welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken

Smart Trackers B.V. verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

  • Het afhandelen van uw betaling
  • Verzenden van onze nieuwsbrief
  • U te kunnen bellen of e-mailen indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren
  • U te informeren over wijzigingen van onze diensten en producten
  • U de mogelijkheid te bieden een account aan te maken
  • Om goederen en diensten bij u af te leveren
  • Smart Trackers B.V. analyseert uw gedrag op de website om daarmee de website te verbeteren en het aanbod van producten en diensten af te stemmen op uw voorkeuren.

Geautomatiseerde besluitvorming

Smart Trackers B.V. neemt niet op basis van geautomatiseerde verwerkingen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma’s of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een medewerker van Smart Trackers B.V.) tussen zit.

Hoe lang we persoonsgegevens bewaren

Smart Trackers B.V. bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld. Wij hanteren een maximale bewaartermijn van 1 jaar in verband met onze backup-procedures.

Delen van persoonsgegevens met derden

Smart Trackers B.V. verkoopt uw gegevens niet aan derden en verstrekt deze uitsluitend indien dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met u of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Met bedrijven die uw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een bewerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. Smart Trackers B.V. blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

Hieronder volgt een overzicht van derden waarmee wij gegevens delen voor de Smart Trackers applicatie (app.smarttrackers.nl):

Dienst Gedeelde persoonsgegevens Bewaartermijn Doel
Amazon S3 (Amazon.com Inc.) Geüploade bestanden 1 jaar (na verwijdering door gebruiker) Bestanden herstellen in het geval van verlies.
Amazon S3 (Amazon.com Inc.) Alle bovengenoemde persoonsgegevens 1 jaar Het opslaan van database backups (tweede off-site locatie).
Authy (Twilio Inc.) E-mailadres en telefoonnummer Verzorgd tweeledige-verificatiemethode voor de applicatie. Genoemde persoonsgegevens worden enkel gedeeld wanneer functionaliteit gebruikt wordt door de gebruiker.
Trans IP (Trans IP B.V.) Alle bovengenoemde persoonsgegevens 1 jaar Trans IP verzorgd voor ons een VPS omgeving waarmee we off-site database backups maken en is tevens de eerste off-site backup locatie.
Heroku (Heroku Inc.) Alle bovengenoemde persoonsgegevens Aantal uur Heroku verzorgd de hosting en serverbeheer van onze (virtuele) webomgeving.
MemCached Cloud (Redis Labs Inc.) Alle bovengenoemde persoonsgegevens Aantal uur Het cachen van stukken HTML van de website in snel geheugen voor het verbeteren van de performance.
Redis To Go (Exceptional Cloud Services, LLC, Rackspace U.S. Inc.) Alle bovengenoemde persoonsgegevens Aantal uur Key-value store voor het opslaan van (tussen-)resultaten van data-analyses en de communicatie tussen de verschillende processen.
Zendesk (Zendesk Inc.) IP-adres. In het geval van gebruik help-functie: Naam, E-mailadres en inhoud vraag. 1 jaar Afhandelen en organiseren van vragen die gebruikers via de webapplicatie kunnen stellen aan onze helpdesk.
Postmark (WildBit LLC.) IP-adres, E-mailadres en mogelijk inhoud van de mail. 45 dagen Verzenden van notificaties en systeemmails naar gebruikers.
HireFire IP-adres, e-mailadres en mogelijk formulierinvullingen (in logbestanden van verzoek). Aantal uur Prestatiemetingen op basis waarvan we meer of minder processen laten draaien.

Hieronder volgt een overzicht van derden waarmee wij gegevens delen voor de Smart Trackers websites (smarttrackers.nl, co2management.nl):

Dienst Gedeelde persoonsgegevens Bewaartermijn Doel
Savvii (Savvii B.V.) IP-adres. Aantal weken Verzoeken afhandelen tijdens het navigeren op de website.
Savvii (Savvi B.V.)

In het geval van het invullen contact formulier:

Naam, E-mailadres, inhoud van de vraag.

Aantal weken Contact opnemen met de websitebezoeker om de ingestuurde vraag te beantwoorden.
Google Maps (Google Inc.) IP-adres. Gebruik van Google Maps API voor het tonen van onze vestigingen in een Google Maps landkaart.
Google Analytics (Google Inc.) IP-adres. 14 maanden Analyse van de activiteit van bezoekers op de website.
Vimeo (Vimeo Inc.) IP-adres. Opvragen van video speler voor het weergeven van de video’s op onze website.

Hieronder volgt een overzicht van derden waarmee wij gegevens delen voor onze organisatie:

Dienst Gedeelde persoonsgegevens Bewaartermijn Doel
MoneyBird (MoneyBird B.V.) Facturatiegegevens zoals: Naam aanvrager, e-mailadres, telefoonnummer. 7 jaar (verplichte bewaartermijn administratie belastingdienst) Het opmaken van facturen, bijhouden van betalingen en het bijhouden van de financiële administratie.
Scheffer Administraties Facturatiegegevens zoals: Naam aanvrager, e-mailadres, telefoonnummer. 7 jaar (verplichte bewaartermijn administratie belastingdienst) Financiële administratie.
Trello (Atlassian PTY Ltd) Naam, e-mailadres, telefoonnummer en adresgegevens van contactpersonen. 1 jaar Bijhouden interne administratie, verslaglegging en voortgang consultancytrajecten.
Google GSuite (Google Mail, Google Calendar, Google Docs, Google Inc.). Naam, e-mailadres, telefoonnummer en adresgegevens van contactpersonen. Communicatie tussen medewerkers van Smart Trackers B.V. en klanten (of potentiële klanten) via e-mail. Bijhouden gegevens contactpersonen en ingeplande afspraken. Notities en notulen uitwerken.
Campaign Monitor (Campaign Monitor Pty Ltd). Naam, e-mailadres en IP-adres. Opstellen en versturen van nieuwsbrieven.

Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken

Smart Trackers B.V. gebruikt alleen technische en functionele cookies. En analytische cookies die geen inbreuk maken op uw privacy. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en uw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren. U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Dit kunt u zelf doen via de persoonlijke instellingen van uw account. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door ons bedrijf en heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van u beschikken in een computerbestand naar u of een ander, door u genoemde organisatie, te sturen.

Wilt u gebruik maken van uw recht op bezwaar en/of recht op gegevensoverdraagbaarheid of heeft u andere vragen/opmerkingen over de gegevensverwerking, stuur dan een gespecificeerd verzoek naar info@smarttrackers.nl.

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs bij het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie je pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van uw privacy. Smart Trackers B.V. zal zo snel mogelijk, maar in ieder geval binnen vier weken, op uw verzoek reageren.

Smart Trackers B.V. wil u er tevens op wijzen dat u de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen

Smart Trackers B.V. neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er zijn aanwijzingen van misbruik, neem dan contact op met onze klantenservice of via info@smarttrackers.nl. Smart Trackers B.V. heeft de volgende maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beveiligen:

  • Beveiligingssoftware, zoals een virusscanner en firewall.
  • TLS (voorheen SSL) Wij versturen uw gegevens via een beveiligde internetverbinding. Dit kunt u zien aan de adresbalk ‘https’ en het hangslotje in de adresbalk.
  • DKIM, SPF en DMARC zijn drie internetstandaarden die wij gebruiken om te voorkomen dat u uit onze naam e-mails ontvangt die virussen bevatten, spam zijn of bedoelt zijn om persoonlijke (inlog)gegevens te bemachtigen.
  • DNSSEC is een extra beveiliging (aanvullend op DNS) voor het omzetten van een domeinnaam (smarttrackers.nl) naar het hieraan gekoppelde IP-adres (servernaam); het wordt voorzien van een digitale handtekening. U kunt die handtekening automatisch laten controleren. Op die manier voorkomen wij dat u omgeleid wordt naar een vals IP-adres.
  • De gegevens op de machines van de medewerkers van Smart Trackers B.V. zijn versleuteld opgeslagen (full-disk encryption). Bij verlies of diefstal kunnen deze gegevens daardoor niet ingezien worden door onbevoegden.
  • Medewerkers van Smart Trackers B.V. gebruiken bij diensten van derden zo veel mogelijk twee-traps-verificatiemethoden om in te loggen.
  • Regelmatig updaten van onze software en webapplicatie-framework zodat mogelijke (security-)bugs snel verholpen zijn.