Auditen op afstand: het nieuwe normaal?

Gaat COVID-19 onze kijk op thuiswerken voorgoed veranderen? En daarmee ook onze omgang met remote auditing? Veiligheidskundige en lead auditor Sjoerd van der Stroom pleit voor meer maatwerk en een frisse, nuchtere benadering. “Persoonlijk contact en een blik achter de schermen bieden zeker meerwaarde, maar niet altijd en in élke situatie.”

20% van werktijd onderweg

Vóór de eerste lockdown zat hij zo’n 8 uur per week in de auto, op weg naar een audit. Nu is dat een stuk minder, als gevolg van de preventieve maatregelen die we inmiddels allemaal zo goed kennen. In het begin even wennen: na een groepsgesprek in Teams met 5 personen voelde hij zich vaak “best wel gesloopt”. Maar na een tijdje wist hij zijn weg daarin steeds beter te vinden. “Tegenwoordig plan ik voor elk van die 5 personen 45 minuten in, met steeds een korte pauze ertussen om mijn aantekeningen uit te werken. Dat werkt een stuk beter.”

Per situatie anders

Hoe kijkt Van der Stroom, die met name certificeert voor de CO2-Prestatieladder, aan tegen deze nieuwe manier van werken? Heeft remote auditing de toekomst? “Mijn ervaring is: het hangt heel erg af van de situatie. Voor mijn werk als veiligheidskundige is het duidelijk, dan móet ik bij de klant langs. Of een steiger veilig is, kun je niet zien op een foto, dat moet je vóelen. Maar voor CO2-dossiers is dat een heel ander verhaal. Dataverificatie kan bijvoorbeeld prima op afstand plaatsvinden.”

Herhaling niet altijd zinvol

Een ander belangrijk onderscheid, vindt Van der Stroom, is het verschil tussen een initiële audit en vervolgaudits. “Nieuwe klanten wil je natuurlijk altijd persoonlijk ontmoeten. Je wil een gevoel krijgen bij een organisatie, een inspectieronde maken, je verdiepen in de bedrijfsvoering. Maar dit wil niet zeggen dat je dit elk jaar op precies dezelfde manier hoeft te herhalen. De ene keer is dat wel productief, een andere keer veel minder. Het is maatwerk.”

In de geest van de norm

De aard van de CO2-reducerende maatregelen speelt hierbij ook een rol, geeft Van der Stroom aan. “Als een klant bijvoorbeeld een nieuw lichtplan heeft geïntroduceerd, wil ik dat graag met eigen ogen zien. Maar als hij overgaat van grijze naar groene stroom, kan ik dat nieuwe contract prima online beoordelen. Het zou echt zonde zijn als ik daarvoor – nota bene voor een norm wiens doel het is om CO2-reductie aan te moedigen – in de auto zou stappen.”

Mooi alternatief

Kortom: wat Van der Stroom betreft hebben audits op locatie ‘dankzij’ corona er een sterke concurrent bijgekregen. “Locatiebezoek zal altijd nodig blijven en heeft zeker meerwaarde. Maar remote auditing kan in bepaalde gevallen een uitstekende aanvulling of vervanging zijn. Zéker als de klant zijn zaakjes op orde heeft en de bewijslast helder en steeds op dezelfde wijze aanlevert, bijvoorbeeld met een applicatie als SmartTrackers Measurements. De kwaliteit van de audits gaat sterk omhoog als de data kloppen. Want dan nemen de controles daarop veel minder uren in beslag en blijft er meer tijd over voor de verdiepende, écht interessante vragen.”

Meer weten?

Ook benieuwd hoe SmartTrackers u veel tijd kan besparen, zowel bij audits op locatie als bij audits op afstand? Vraag dan onze gratis demo aan!

Lees ook: